Rekrytering är en tävling i tid
Den kandidat som inte får svar tackar ja någon annanstans, och den uppdragsgivare som inte får återkoppling ringer nästa byrå. Branschen omsätter omkring 91 miljarder kronor om året, och över 230 000 personer passerar den varje år, enligt Kompetensföretagen (2024). Varje tillsättning omges av kontakter i flera led, och rekryteraren är samtidigt säljare, kandidatansvarig, koordinator och växel.
Tiden avgör
Heta kandidater hinner tacka ja till ett annat jobb innan processen kommit igång.
Akuta tillsättningar
En kund som behöver vikarier till i morgon bryr sig inte om att klockan är 22 en söndag.
Kandidatupplevelsen
Den avgör om personen söker igen, och vad hen säger om företaget.
Hög kontaktvolym, tidskänsliga processer och tuff konkurrens gör att en AI-assistent för rekryteringsföretag gör stor skillnad. Varje timme administration som assistenten tar över frigör tid för det som driver intäkterna: urval, kandidatmöten och kundrelationer.
En AI-receptionist för rekrytering och bemanning
Svea AI är en svensk AI-plattform för kundkontakt och uppföljning i rekryteringsbranschen. Den svarar kandidater och uppdragsgivare dygnet runt i chattbot, e-post, SMS, sociala medier och telefon, besvarar frågor om lediga tjänster och ansökningsstatus, bokar intervjuer direkt i rekryterarens kalender och följer upp både sökande och kundförfrågningar. AI:n gör aldrig urval och fattar aldrig anställningsbeslut – den informerar, bokar, samlar in och följer upp, medan rekryteraren gör alla bedömningar och fattar alla beslut.
Därför fungerar det i just den här branschen
Tillgänglig dygnet runt
Svarar kandidater och uppdragsgivare, bokar intervjuer i kalendern och följer upp ansökningar och förfrågningar – utan att någonsin fatta anställningsbeslut eller gallra kandidater.
Störst nytta runt urvalet
Kandidatfrågor och ansökningsstatus, intervjubokning, insamling av uppgifter, kundförfrågningar och uppföljning av både kandidater och uppdrag.
Anpassad för svensk rekryteringsbransch
Koppling till rekryteringssystem som Teamtailor, Varbi, Jobylon, ReachMee och Intelliplan, färdiga assistenter och en människa som fattar varje beslut – igång utan kod.
Det här ingår för din byrå
- Svar dygnet runt via chattbot, e-post, SMS, sociala medier och telefon
- Frågor om lediga tjänster, ansökningsstatus, process och villkor
- Mottagning av ansökningar med CV, uppgifter och kompletteringar
- Förutbestämda screeningfrågor om behörighet, körkort och tillgänglighet
- Bokning, ombokning och bekräftelse av intervjuer och tester
- Koppling till rekryteringssystem: Teamtailor, Varbi, Jobylon, ReachMee och Intelliplan
- Mottagning och kvalificering av uppdrag från kundföretag
- Statusuppdateringar och påminnelser till kandidat och uppdragsgivare
- Kandidatvård och återaktivering av tidigare sökande
- Mänsklig kontroll: rekryteraren fattar alla beslut om kandidater
- Svensk datalagring, GDPR och spårbar kandidatkommunikation
- Uppsättning utan kod, snabbt igång
Vilka uppgifter kan en AI ta hand om?
Bäst för uppgifter som är återkommande, regelstyrda och faktabaserade – sämst för bedömning, urval och mänsklig närvaro. Den största administrativa bördan ligger runt själva urvalet, före och efter bedömningen, och det är där AI skapar mest värde.
Lämpar sig för AI
- ✓Svara på frågor om lediga tjänster, ansökningsstatus, process och villkor
- ✓Ta emot ansökningar och samla in uppgifter, CV och kompletteringar
- ✓Boka, omboka och bekräfta intervjuer och tester i kalendern
- ✓Ta emot och kvalificera uppdrag från kundföretag efter fasta kriterier
- ✓Följa upp kandidater och återaktivera tidigare sökande
- ✓Skicka statusuppdateringar, påminnelser och praktisk information
Alltid en människa
- →Urval, gallring och rangordning av kandidater
- →Kompetensbedömning och beslut om vem som går vidare
- →Intervjuer, referenstagning och personbedömning
- →Kravprofil, matchning och beslut om kandidatförslag
- →Anställningsbeslut och avslag till kandidater
- →Löne- och avtalsförhandling samt känsliga besked
Vid överlämning följer hela konversationen med, så rekryteraren kan ta vid utan att kandidaten behöver upprepa sig.
Inställd för rekrytering från start
Svea AI är inställd för rekryterings- och bemanningsföretag från start: koppling till rekryteringssystemet, färdiga assistenter och en människa som fattar varje beslut. Utöver rekryteringssystemet kopplas den till chattboten på karriärsidan, e-post, SMS, sociala medier, telefon och kalender – samma assistent svarar i alla kanaler med samma kunskapsbank.
Koppling till rekryteringssystem
Till rekryterings- och bemanningssystem som Teamtailor, Varbi, Jobylon, ReachMee och Intelliplan, så att assistenten kan läsa lediga tjänster, ansökningsstatus, kalender och kandidatdata.
Färdiga assistenter för rekrytering
Färdiga assistenter för kandidatreception, ansökan och screeningfrågor, intervjubokning, uppdragsförfrågningar, statusuppdateringar och kandidatvård. De aktiveras och anpassas i klartext.
Mänsklig kontroll i varje beslut
AI:n gör aldrig urval eller rangordning, all kommunikation loggas och alla beslut fattas av rekryteraren.
Flöden som sköter sig själva
En ny ansökan sätter igång bekräftelse och följdfrågor, en bokad intervju påminnelser och förberedelser, och ett avslutat uppdrag en avstämning med kunden och en förfrågan om omdöme.
Sex assistenter, en kunskapsbank
Samma AI-assistent arbetar i alla kanaler, känner ärendet via kopplingen till rekryteringssystemet och lämnar över till en människa vid komplexa eller känsliga ärenden.
AI-receptionist dygnet runt
Svarar i chattbot, e-post, SMS, sociala medier och telefon inom sekunder, ser om det är en kandidat, en uppdragsgivare eller en pågående process och skickar vidare till rätt assistent – eller till en människa vid känsliga ärenden.
Kandidat- och ansökningsassistent
Svarar på frågor om lediga tjänster och process, tar emot ansökningar, ställer förutbestämda screeningfrågor om behörighet, körkort, tillgänglighet och löneanspråk och kompletterar ofullständiga ansökningar.
Eskalerar till människa: all bedömning av kandidater – gallrar och rangordnar aldrig.
Intervjubokningsassistent
Föreslår lediga tider ur rekryterarens kalender, bokar intervjuer och tester på rätt längd hos rätt person, skickar bekräftelser och förberedelser och fyller återbud från reservlistan.
Uppdrags- och kundassistent
Tar emot förfrågningar från kundföretag i fritext (”vi behöver tre lagerarbetare nästa vecka”), ställer rätt följdfrågor om kravprofil, volym och start och sammanställer ett komplett uppdragsunderlag som rekryteraren tar vidare.
Statusassistent
Ger kandidater tydliga besked om var i processen de är, håller uppdragsgivare uppdaterade om läget och skickar automatiska påminnelser så att ingen lämnas i ovisshet.
Kandidatvård och talangpool
Följer upp kandidater i processen, återaktiverar tidigare sökande när en passande tjänst dyker upp och håller talangpoolen varm med relevanta, bokningsbara kontakter i stället för massutskick.
Grundflödena är desamma i hela branschen, men tyngdpunkten skiljer sig. För bemanning är snabbheten avgörande, för headhunting att ge passiva kandidater snabba svar, för volymrekrytering att ge hundratals sökande samma rättvisa bemötande och för interna rekryteringsavdelningar och outsourcad rekrytering att avlasta karriärsidan. Använder du Teamtailor kan du läsa mer om kopplingen till Teamtailor.
Den agerar – den pratar inte bara
En traditionell chattbot svarar på frågor via knappflöden. En generell AI-assistent kan prata om rekrytering. Svea AI agerar: den tar emot ansökan, bokar intervjun i kalendern, känner processen via kopplingen till rekryteringssystemet, följer byråns rutiner och lämnar över till en människa när det behövs – utan att någonsin fatta beslut om kandidater.
AI-kundtjänsten i rekryteringsvardagen
Fyra vanliga ärenden, från första kontakten till bokad tid. Svea AI svarar inte bara – den agerar i byråns egna system.
Besked om ansökan klockan 21
En sökande skriver till chattboten: ”Har ni fått min ansökan till lagertjänsten?” Assistenten slår upp ansökan i rekryteringssystemet, ger tydligt besked om status och nästa steg, ställer ett par kompletterande screeningfrågor och bokar en telefonintervju – utan att bedöma kandidaten.
Fångar förfrågan sent på fredagen
En kund hör av sig om att de behöver tre lagerarbetare från måndag. Assistenten ställer följdfrågor om skift, krav och volym, sammanställer ett komplett uppdragsunderlag och förvarnar jourhavande rekryterare, i stället för att förfrågan blir liggande till måndag morgon.
Fem intervjuer utan e-postpingpong
Fem kandidater ska intervjuas till samma roll. Assistenten föreslår tider ur rekryterarens kalender, bokar, skickar förberedelser och påminnelser och fyller ett återbud direkt från reservlistan.
Hör av sig innan kandidaten svalnar
En stark kandidat har varit tyst några dagar. Assistenten hör av sig: ”Hur ser du på tjänsten? Finns det något jag kan svara på?” Kandidaten undrar över start och arbetstider och får svar direkt, och frågan om lön går vidare till rekryteraren. Intresset är bekräftat innan ett konkurrerande erbjudande hinner emellan.
Vad ger en AI-kundtjänst tillbaka?
Räkneexemplet utgår från en medelstor svensk byrå med cirka 150 kandidatkontakter och 30 uppdragsförfrågningar i månaden och ett arvode på 80 000 kr per tillsättning. Den faktiska effekten beror på storlek, arvoden och nuläge.
- Uppdragsförfrågningar30/mån
- Arvode per tillsättning80 000 kr
- Återvunna tillsättningar i exemplet2/mån
Exemplet räknar med ett extra vunnet uppdrag i månaden när varje kundförfrågan besvaras inom sekunder, även kvällar och helger, och en räddad process i månaden tack vare snabba svar, enkel bokning och tydliga besked. Siffrorna är exempelvärden – vi räknar gärna på just din byrås förutsättningar.
Vad det ger kandidaten, kunden och byrån
- Svar inom sekunder dygnet runt, i vald kanal
- En ansökan som tar en minut och en intervjutid utan e-postpingpong
- Tydliga besked om var i processen kandidaten är – ingen lämnas i tystnad
- Uppdragsförfrågningar fångas direkt, även utanför kontorstid
- Inga missade kandidater eller kundförfrågningar
- Kompletta underlag i stället för halva ansökningar
- Jämnare fylld intervjukalender och automatisk kandidatvård
- Svarstider, vunna uppdrag, kandidatbortfall och tillsättningstakt mäts löpande
Det rekryteringschefer undrar
Nej. Svea AI gör aldrig urval, rangordnar aldrig kandidater och fattar aldrig anställningsbeslut. AI:n informerar, tar emot ansökningar, ställer förutbestämda screeningfrågor och bokar, medan rekryteraren gör alla bedömningar och fattar alla beslut. Rekrytering räknas som ett högriskområde i EU:s AI-förordning, och en människa ska alltid ha sista ordet.
Konversationerna lagras i Sverige, och hanteringen följer GDPR och EU:s AI-regler, med kryptering, loggning och svensk support. All kandidatkommunikation är spårbar, och AI:n arbetar bara med de uppgifter byrån har godkänt – viktigt i en bransch som hanterar stora mängder känsliga personuppgifter.
Ja. Svea AI kopplas till rekryterings- och bemanningssystem som Teamtailor, Varbi, Jobylon, ReachMee och Intelliplan, och till chattbot, e-post, SMS, sociala medier, telefon och kalender. Kopplingen gör att AI:n kan boka intervjuer, känna processen och följa upp kandidater och uppdrag. Saknas en koppling bygger vi den åt dig.
Känsliga besked, avslag, lönefrågor, klagomål och missnöjda kandidater lämnas alltid över till en människa, med hela konversationen bifogad. AI:n sköter logistiken och den neutrala informationen – aldrig de svåra samtalen.
Byrån aktiverar färdiga assistenter och anpassar dem i klartext: tjänster, process, screeningfrågor och tonläge beskriver rekryteringschefen själv, utan kod eller konsultprojekt. En mindre byrå är normalt snabbt igång.
Nej. AI:n tar de återkommande kontakterna – kandidatfrågor, bokningar, statusuppdateringar och uppföljning – så att rekryterarna kan lägga tiden på urval, intervjuer och kundrelationer. Bedömning, urval och beslut ligger alltid kvar hos människor.
Priset beror på vilka assistenter, kanaler och system byrån behöver – en liten rekryteringsfirma med kandidatreception och bokning behöver mindre än ett bemanningsföretag med alla assistenter och jour dygnet runt. Vi går igenom det på demon.