Det här känner de flesta förvaltare och mäklare igen
Telefonen är enda ingången
Kundtjänsten är växel, felanmälan, uthyrning och hyresfrågor på samma gång. Det blir telefonköer, missade samtal och hyresgäster som får vänta.
Felanmälan utan struktur
”Akut eller kan det vänta?” avgörs i telefon under tidspress, ofta utan de uppgifter hantverkaren behöver. Det ger dubbla utryckningar och fler samtal.
Kvällar, helger och spekulanter som väntar
Akuta fel och oroliga hyresgäster hopar sig till måndag morgon. Och spekulanten som inte får svar på söndagskvällen går vidare till nästa objekt.
Med Svea AI får varje hyresgäst, bostadssökande och spekulant svar direkt – i telefon, chatt, e-post, SMS och sociala medier. Assistenten tar emot felanmälan, bokar visningar och följer upp, och lämnar över till personalen när ett ärende kräver en människa.
AI-kundtjänst för fastighetsbolag och mäklare är en AI-assistent som svarar hyresgäster, bostadssökande och spekulanter dygnet runt i chattbot, e-post, SMS, sociala medier och telefon. Den tar emot felanmälningar och skickar dem till rätt hantverkare, svarar på frågor om kö, hyra och objekt, bokar visningar och följer upp efteråt. Svea AI är byggt för fastighetsägare, förvaltare och mäklare. Assistenten informerar och förbereder, men ger aldrig bindande juridiska besked – bedömning, förhandling och beslut stannar hos dig och dina medarbetare.
Det här ingår för ditt fastighetsbolag
- AI-receptionist som svarar i telefon när kundtjänsten är upptagen
- Chattbot på webbplatsen och svar i e-post, SMS och sociala medier
- Felanmälan med följdfrågor, bilder och prioritering av akuta fel
- Arbetsorder till rätt hantverkare, entreprenör eller jour
- Svar om bostadskö, krav, hyra och avtal ur dina egna regler
- Bokning av visningar, besiktningar och besök i kalendern
- Visningar, intresseanmälningar och uppföljning för mäklare
- Påminnelser och uppföljning efter felanmälan, visning och flytt
- Koppling till förvaltnings- och mäklarsystem som Vitec, Momentum, Fast2 och Mspecs
- Överlämning till personal vid störningar, betalningsproblem och tvister
- Datalagring i Sverige och personuppgiftsbiträdesavtal
- Uppsättning tillsammans med dig, utan kod, och svensk support
Frågorna din personal får varje dag
Samma frågor återkommer i telefon, chatt och e-post, om och om igen. Det är just de här frågorna assistenten tar hand om direkt.
- –”Det står vatten på golvet – vad gör jag?”
- –”Värmen är borta, hela trappuppgången är kall.”
- –”Kranen droppar.”
- –”Tvättmaskinen i tvättstugan är trasig.”
- –”När kommer hantverkaren?”
- –”Var står jag i bostadskön?”
- –”Vilka inkomstkrav gäller?”
- –”Hur bokar jag visning?”
- –”När dras hyran?”
- –”Kan jag få autogiro?”
- –”Får jag hyra ut i andra hand?”
- –”Hur säger jag upp lägenheten?”
- –Tvättstugebokning, parkering och förråd
- –Nycklar och taggar
- –Källsortering och laddning av elbil
- –”Grannen spelar hög musik varje natt.”
- –”Är objektet fortfarande till salu?”
- –”Vad är utgångspris och avgift?”
- –”Kan jag boka en visning?”
- –”Hur går budgivningen?”
- –”Vad är min bostad värd?”
- –”Hur lång tid tar en försäljning?”
- –”Vad kostar det att sälja?”
En felanmälan som är klar när hantverkaren tar över
Assistenten ställer de följdfrågor du har bestämt och ber om bild eller video. Ärendet blir en komplett arbetsorder i ditt förvaltningssystem, och hyresgästen får besked om vad som händer härnäst.
Var
Adress, lägenhet och utrymme – eller tvättstuga, trapphus och garage.
Sedan när och hur mycket
När felet uppstod och hur omfattande det är. Det avgör om felet är akut, kan planeras eller går att åtgärda själv.
Bild eller video
Hyresgästen laddar upp bilder på läckaget, skadan eller slitaget, och de följer med i arbetsordern.
Tillträde och kontakt, om du vill
Om hantverkaren får gå in med huvudnyckel och hur hyresgästen helst vill bli kontaktad.
Det här går alltid före
Vattenläckage
Hyresgästen får råd i väntan på hjälp, ur det material du har godkänt, och ärendet går direkt till jour eller entreprenör.
Värmebortfall och strömavbrott
Prioriteras direkt, särskilt när en hel trappuppgång berörs.
Hiss och gas
Akutvägen gäller alltid. Vid hot eller fara hänvisar assistenten till larm och en människa.
Osäkert läge
Vid minsta osäkerhet om hur allvarligt felet är lämnar assistenten över till personalen.
Så hjälper Svea AI din förvaltning och ditt mäklarkontor
Vanliga situationer i fastighetsbranschen, och hur assistenten tar hand om dem.
Vatten på golvet klockan 23
En hyresgäst skriver i chatten att det står vatten på badrumsgolvet. Assistenten ställer följdfrågor, ber om en bild, klassar ärendet som akut och skickar arbetsordern till jouren. Hyresgästen får veta vad hen ska göra i väntan på hjälp.
”Var står jag i kön?”
En bostadssökande ringer och undrar över sin köplats och vilka inkomstkrav som gäller. AI-receptionisten svarar ur kösystemet och dina fördelningsregler, tar emot en intresseanmälan och bokar en visningstid. Fall som reglerna inte täcker går till en handläggare.
Spekulant en söndagskväll
Annonsen gick ut på eftermiddagen, och en spekulant frågar om avgiften och balkongen. Assistenten svarar med objektets uppgifter, anmäler spekulanten till visningen och lägger in intresset i mäklarsystemet. Efter visningen följer den upp – rådgivning och bud tar mäklaren.
Uppsägning och utflytt
En hyresgäst säger upp lägenheten via e-post. Assistenten bekräftar uppsägningstiden enligt avtalet, bokar besiktning och skickar checklistor för städning, nycklar och avläsning i god tid. Besiktningen och slutavräkningen sköter personalen.
”Kan jag få autogiro?”
Frågor om hyra, avisering, autogiro och avgifter besvaras direkt ur systemet och dina egna regler. Gäller frågan ett betalningsproblem eller en tvist lämnar assistenten över till en handläggare, med hela konversationen.
Dagen efter åtgärden
När arbetsordern är avslutad frågar assistenten hyresgästen om allt fungerar som det ska. Svaren redovisas per flöde, och ett missnöjt svar går direkt till förvaltaren innan det blir ett nytt samtal.
Inställd för fastighet från start
Svea AI är inställd för fastighetsbolag och mäklare från start, med färdiga assistenter för kundtjänst, felanmälan, uthyrning och kö, visning, in- och utflytt samt hyres- och avtalsfrågor. Sedan anpassar vi dem efter dina rutiner.
Känner hyresgästen och objektet
Via kopplingen till ditt system vet assistenten vilken lägenhet, vilket avtal, vilken köplats eller vilket objekt det gäller. Svaren blir personliga, och flera ärenden kan hanteras samtidigt.
Följer upp av sig själv
Händelser i systemet sätter igång rätt kontakt: en avslutad felanmälan ger en fråga om nöjdhet, en visning ger uppföljning, ett kontrakt ger inflyttningsinformation och en uppsägning en bokad besiktning. Assistenten påminner också om förnyelser och underhåll och hör av sig till tidigare spekulanter.
Kan reglerna – men avgör inte
Assistenten känner till hyreslagens ramar, reglerna för andrahandsuthyrning och mäklarprocessens moment, och svarar ur ditt eget material. Det är information, aldrig juridisk rådgivning eller bindande besked.
Dina rutiner, i klartext
Förvaltnings- eller kontorschefen beskriver rutiner, priser och tonläge med egna ord, utan kod. Beslutsträden för felanmälan, störningar och uthyrningskrav godkänner du innan assistenten börjar svara.
Samma kunskapsbank gäller i telefonen, chattboten, e-posten och sociala medier, och uppföljningen utgår från samma kunskap. Använder du Vitec Express kan du läsa mer om kopplingen till Vitec Express.
Kopplad till dina system
Med kopplingarna gör assistenten mer än att svara: den anmäler fel, bokar, följer upp och förbereder underlag direkt där du arbetar. Använder du ett system som inte finns med här bygger vi kopplingen åt dig.
Förvaltningssystem
Vitec Fastighet, Momentum, Fast2 och Incit Xpand – ärenden, objekt och avtal, grunden för felanmälan, uthyrning och personliga svar.
Mäklarsystem
Vitec Express och Mspecs – objektdata, visningsbokning och intresseanmälningar, grunden för mäklarens flöden.
Uthyrning och bostadskö
Bostadsförmedlingen, Boplats och egna kösystem, och kreditupplysning via UC med flera – kö, matchning och kravkontroll direkt i uthyrningen.
Annonsportaler
Hemnet, Booli, Bostad Direkt och Blocket Bostad – frågor fångas och besvaras där köpare och sökande finns.
Felanmälan, jour och sensorer
Fältsystem, entreprenörer och jourföretag får kompletta arbetsordrar. IoT-sensorer (t.ex. Sensative) kan skapa en felanmälan av sig själva vid fukt eller temperaturfall.
Telefoni
AI-receptionisten kopplas till ditt nummer. Du väljer när den ska svara: när kundtjänsten är upptagen, efter kontorstid eller alltid.
SMS, e-post och chattbot
SMS-gateway (46elks), din inkorg och chattboten på webbplatsen – för svar, påminnelser och statusbesked i den kanal kunden väljer.
Kalender
Google Workspace och Microsoft 365 – visningar, besiktningar och besök bokas direkt.
E-signering och betalning
BankID, Scrive och Assently för kontrakt och ansökningar. Autogiro, Swish och kortlänk för hyra, förskott och handpenning.
Ekonomi och utskick
Fortnox, Rule och Mailchimp – fakturor, nyhetsbrev och kampanjer vid sidan av de vardagliga flödena.
Assistenten tar emot, personalen bedömer
En tydlig arbetsfördelning skyddar både hyresgästen och dig.
Assistenten tar hand om
- ✓Frågor om hyra, kö, objekt och service
- ✓Felanmälan, prioritering och arbetsorder
- ✓Bokning av visningar, besiktningar och besök
- ✓Kostnadsuppskattningar och offertunderlag ur din prislista
- ✓Påminnelser och uppföljning efter varje ärende
- ✓Underlag till personalen inför ett ärende
Det här stannar hos dig
- →Juridisk bedömning och bindande besked
- →Förhandling, tvister och betalningsproblem
- →Bedömning av störningsärenden och kontakten med de boende
- →Besiktningsbedömning och slutavräkning
- →Rådgivning, förhandling och avslut för mäklaren
Vid överlämning följer hela konversationen med, så att hyresgästen eller kunden inte behöver berätta allt en gång till.
Tryggt för hyresgäster och kunder
Ärendena rör person-, boende- och avtalsuppgifter. Så hanterar Svea AI dem.
Lagras i Sverige
Konversationer och kunskapsbank lagras på servrar i Stockholm.
Personuppgiftsbiträdesavtal ingår
Du är personuppgiftsansvarig och Svea AI är biträde. Avtalet ingår, och vi går igenom det när assistenten sätts upp.
Tränar aldrig AI-modeller
Det hyresgäster och kunder skriver används bara för att svara dem, aldrig för att träna AI-modeller.
Du sätter gränserna
Du bestämmer vilka ärenden som alltid ska till en människa, till exempel störningar, betalningsproblem och tvister.
Tydligt att det är en AI
Varje kanal visar att det är en AI-assistent som svarar, och den som hör av sig kan alltid be att få prata med en människa.
GDPR och EU:s AI-regler
Hanteringen följer GDPR och EU:s AI-regler, med kryptering och svensk support från ett svenskt AI-bolag i Stockholm.
Det förvaltare och mäklare undrar
Nej. Juridisk bedömning, bindande besked och förhandling stannar alltid hos dig och dina medarbetare. Assistenten informerar utifrån dina egna rutiner, samlar in underlag och förbereder ärendet, men avgör aldrig. Så fort en fråga gäller tolkningen av ett avtal eller en tvist lämnas den över till en handläggare, med hela konversationen bifogad.
Assistenten tar emot felanmälan dygnet runt och prioriterar den enligt beslutsträd som du själv godkänner. Vid akut risk – vatten, ström, värme, hiss eller gas – går ärendet före, den boende får besked om vad som gäller i väntan på hjälp och arbetsordern går vidare till jour eller entreprenör. Vid hot eller fara hänvisar assistenten alltid till larm och en människa.
Ja. Svea AI kopplas till förvaltningssystem som Vitec Fastighet, Momentum, Fast2 och Incit Xpand, och till mäklarsystem som Vitec Express och Mspecs. Det är kopplingen som gör att assistenten kan anmäla fel, boka visningar och svara på frågor om objekt och avtal med rätt uppgifter, i stället för att bara hänvisa vidare. Saknas en koppling bygger vi den åt dig.
Assistenten tar emot ärendet och strukturerar det enligt din egen process, så att anmälan blir dokumenterad och jämförbar över tid. Själva bedömningen och kontakten med de boende sköter personalen. Vid akut hot eller fara hänvisar assistenten till larm och en människa.
Konversationerna lagras i Sverige, personuppgiftsbiträdesavtal ingår och hanteringen följer GDPR och EU:s AI-regler, med kryptering och svensk support. Det som hyresgäster och kunder skriver används aldrig för att träna AI-modeller.
Ja, och vi anpassar startpunkten efter verksamheten. En privat fastighetsägare kan börja med kundtjänst, felanmälan och uthyrning. Allmännyttan har stora volymer och krav på likabehandling i kön, och kan lägga till sensorer och flera språk. En BRF-förvaltare får en gemensam grund med egna regler per förening, och ett uppdragsförvaltningsbolag en egen kunskapsbank per uppdragsgivare. Kommersiella fastighetsägare lägger tyngden på service och uppföljning av lokalhyresgäster, och mäklare på visningar, intresseanmälningar och uppföljning.
Du bokar en demo, och sedan sätter vi upp assistenten tillsammans med dig. Det enda som behövs för att börja är adressen till din webbplats: assistenten läser in den själv, du beskriver dina rutiner i klartext och du ser och godkänner hur den svarar innan den går live. En mindre förvaltare eller ett litet mäklarkontor är normalt snabbt igång. Priset beror på vilka kanaler och system du behöver, och det går vi igenom på demon.