AI för fastighetsförvaltning

Svea AI är en svensk AI-plattform för hyresvärdar och förvaltare. Assistenten svarar hyresgästerna dygnet runt och tar sedan hand om efterarbetet: felanmälan blir en arbetsorder i ditt fastighetssystem, bara akuta fel går till jouren och hyresgästen får besked när något händer.

Datalagring i Sverige

Tiden går i efterarbetet, inte i svaret

En felanmälan tar sällan lång tid att ta emot. Det är allt efteråt som tar tid: att ringa tillbaka för att få detaljer, skriva in ärendet i systemet, beställa av entreprenören och svara hyresgästen som undrar vad som händer.

Och anmälningarna kommer när de kommer, ofta när kontoret har stängt. Då väntar de till morgonen, eller så ringer hyresgästen jouren för något som hade kunnat vänta.

Allt skrivs av

Uppgifter från mejl och telefonsamtal skrivs in i fastighetssystemet för hand, en gång till.

Onödiga utryckningar

Jouren rycker ut för fel som hade kunnat vänta till vardagen, och varje utryckning kostar.

Ingen återkoppling

Hyresgästen hör inget efter sin anmälan och hör av sig igen, i telefon eller i en recension.

Tisdag kl. 21.40: ”Det droppar under diskbänken”

Så går en felanmälan till hos ett påhittat bostadsbolag, före och efter Svea AI.

I dag

Mejlet läses nästa morgon.

Kundtjänsten ringer tillbaka för att få veta var det droppar och hur mycket.

Ärendet skrivs in för hand i fastighetssystemet.

Hyresgästen hör inget mer förrän hantverkaren ringer på.

Med Svea AI

Assistenten svarar direkt, på hyresgästens språk, frågar var det droppar och ber om en bild.

Den ger rådet att stänga ventilen under diskbänken och skickar ett ärendenummer.

Arbetsordern ligger i systemet när bovärden börjar klockan sju.

Hyresgästen får besked av sig själv när besöket är bokat.

Det Svea AI tar hand om i förvaltningen

En assistent som svarar hyresgästerna, och samma assistent som gör jobbet efteråt. Vi sätter upp de delar du behöver, efter dina rutiner.

Felanmälan dygnet runt

Följdfrågor, bild och prioritet. Akuta fel skiljs från det som kan vänta, och hyresgästen får ett ärendenummer.

Arbetsorder i ditt system

Ärendet skapas med plats, bild och prioritet i Vitec, Pigello, DinHyresvärd eller det system du använder.

Telefon med joursortering

AI-receptionisten svarar efter kontorstid och kopplar bara akuta fel till jouren. Resten blir ärenden till vardagen.

Besked till hyresgästen

Hyresgästen får veta när ärendet är mottaget, när besöket är bokat och när felet är åtgärdat.

Ärenden med frister

Andrahandsansökningar, uppsägningar och omflyttningar följs från ansökan till besiktning, med påminnelser före varje frist.

Utskick till hyresgäster

Information om stambyte, nya hyror och avbrott, skriven per hyresgäst och språk och granskad av dig innan den går ut.

Assistent för personalen

Förvaltare, bovärdar och jour frågar om ritningar, driftinstruktioner, avtal och ordningsregler och får svar ur ert eget material.

Månadsrapport

Ärenden per kanal och fastighet, andel efter kontorstid och hur snabbt ärendena stängs.

Från anmälan till stängt ärende

Hela ärendekedjan för en felanmälan, och vad assistenten gör i varje steg.

Steg	Vad assistenten gör
Anmälan	Tar emot felanmälan i chatt, e-post, sms, sociala medier eller telefon, dygnet runt och på hyresgästens språk.
Sortering	Ställer dina följdfrågor, ber om bild och avgör om felet är akut, enligt beslutsträd som du har godkänt.
Arbetsorder	Skapar ärendet i fastighetssystemet med plats, bild, prioritet och tillträde, eller skickar det till rätt entreprenör.
Jour	Kopplar akuta fel till jouren och ger hyresgästen råd i väntan på hjälp.
Återkoppling	Meddelar hyresgästen när ärendet tas emot, när besöket är bokat och när felet är åtgärdat.
Uppföljning	Frågar efteråt om allt fungerar. Ett missnöjt svar går direkt till förvaltaren.
Rapport	Sammanställer ärendena per fastighet och kanal i månadsrapporten.

För förvaltare på uppdrag

Arvodet är fast, så varje timme på ett ärende äter av marginalen.

Svea AI sätts upp med en gemensam grund och egna regler, journummer och tonläge för varje uppdragsgivare. Varje ägare får en egen rapport över ärenden, svarstider och hyresgästernas frågor – mått på servicen som annars är svåra att få fram.

En kunskapsbank per ägare

Ordningsregler, jour och rutiner kan skilja sig mellan fastigheterna. Assistenten svarar efter det som gäller just där.

Rapport per ägare

Underlag som går att lägga i förvaltningsrapporten, fastighet för fastighet.

Granska innan det syns

Uppdragsgivaren kan godkänna det hyresgästerna får se innan assistenten börjar svara.

Så kommer du igång

Du fortsätter arbeta i ditt fastighetssystem som i dag. Vi sätter upp resten tillsammans med dig.

Vi går igenom ärendeflödet

Med VD och förvaltare: hur ärendena går i dag, vilka system ni har och var tiden försvinner.

Vi sätter upp assistenten

På ert eget material: webbplatsen, ordningsregler, andrahandsregler, journummer och rutiner för felanmälan. Du godkänner beslutsträden innan den börjar svara.

Vi kopplar in ditt system

Felanmälningar blir arbetsorder direkt i fastighetssystemet. Saknas en färdig koppling bygger vi den.

Vad du behöver bidra med

Era rutiner för felanmälan och jour, tillgång till fastighetssystemet och en kontaktperson. Resten sätter vi upp.

Assistenten förbereder, personalen beslutar

Du bestämmer vad assistenten får göra själv och vad som alltid går till en människa.

Uppgifterna lagras i Sverige, personuppgiftsbiträdesavtal ingår och det hyresgästerna skriver används aldrig för att träna AI-modeller.

Läs om säkerhet och dataskydd

Störningar och skulder

Tas emot och dokumenteras. Bedömningen och kontakten med hyresgästen sköter personalen.

Andrahand och uppsägning

Assistenten kontrollerar att ansökan är komplett och håller koll på fristerna. Beslutet fattar du.

Uthyrning

Assistenten svarar sökande och bokar visningar. Urvalet gör en människa.

Läs mer om Svea AI för fastighetsbolag

Delarna i förvaltningen, var för sig.

Felanmälan med AI AI-receptionist och jour Vitec Fastighet Andrahandsuthyrning AI-kundtjänst för fastighetsbranschen

Vanliga frågor om AI i fastighetsförvaltningen

Mest tid sparar AI i ärendekedjan: att ta emot felanmälningar dygnet runt, ställa följdfrågor, skapa arbetsorder i fastighetssystemet och ge hyresgästen besked. Svea AI svarar också på frågor om hyra, andrahand och uppsägning, kopplar bara akuta fel till jouren och sammanställer en månadsrapport. Beslut om störningar, skulder, andrahand och uthyrning fattar alltid en människa.

Ja. Svea AI kopplas till fastighetssystem som Vitec, Pigello, DinHyresvärd, Momentum och Fast2, så att felanmälningar blir arbetsorder direkt. Saknas en färdig koppling bygger vi den, och fram till dess kan ärendet gå till systemets eget intag via e-post.

Nej. Efterarbetet går att använda utan att assistenten svarar hyresgästerna. Då kommer ärendena in via personalens e-post och telefon som i dag, och assistenten gör dem till arbetsorder, håller koll på fristerna och skriver rapporten.

Du väljer. Assistenten kan skapa arbetsordern direkt i systemet eller lägga den som ett utkast som någon i personalen godkänner. Det går att börja med godkännande och ändra senare.

Du får en gemensam grund med egna regler, journummer och tonläge för varje uppdragsgivare, och en rapport per ägare. Uppdragsgivaren kan granska det hyresgästerna ser innan assistenten börjar svara.

Konversationerna lagras i Sverige, personuppgiftsbiträdesavtal ingår och hanteringen följer GDPR och EU:s AI-regler. Det hyresgästerna skriver används aldrig för att träna AI-modeller, och assistenten säger alltid att den är en AI.

Boka en demo. Vi går igenom hur era ärenden går i dag, visar assistenten med era egna rutiner och föreslår vad den ska ta hand om först.

Se hur ditt efterarbete skulle se ut med Svea AI

Boka en demo. Vi går igenom ert ärendeflöde och visar assistenten med era rutiner för felanmälan, jour och andrahand.

Kostnadsfritt · ingen förberedelse behövs