Vad kostar missade samtal? Räkna på ditt företag

Kalkylatorn räknar bara med det du fyller i. Förifyllt står ett räkneexempel – 10 missade samtal i veckan, att var fjärde av dem hade blivit en kund och att en kund är värd 1 500 kronor. Det är inget genomsnitt för någon bransch, så byt ut siffrorna mot dina egna.

Hur många samtal missar du?

Börja med en vanlig vecka, inte en vecka med semester eller en ovanligt lugn period. Siffran finns oftast redan i telefonen.

• Samtalslistan i mobilen. Missade samtal står markerade. Räkna varje nummer en gång, även om samma person har ringt tre gånger.
• Operatörens eller växelns statistik. Har du ett företagsabonnemang eller en växel finns ofta en översikt över obesvarade samtal i operatörens app eller webbportal, ibland uppdelad per timme.
• Röstbrevlådan. Jämför antalet meddelanden med antalet missade samtal. Skillnaden är de som lade på utan att säga något, och dem vet du ingenting om.
• Kvällar och helger. Samtal som kommer när du har stängt räknas också. Den som ringer har ett ärende, oavsett vad klockan är.
• Vilka som ringer. Stryk säljsamtal och leverantörer du känner igen. Kvar blir de som kan vara kunder.

Vet du inte alls? Skriv ner varje samtal du inte hinner ta under en vecka, med klockslag. Då ser du också när på dagen samtalen försvinner, och det är sällan en slump: det är när du står med en kund, är ute på ett jobb eller har gått hem.

Hur stor andel hade blivit kunder?

Alla som ringer vill inte boka. En del har en fråga om öppettider, någon är redan kund och några har ringt fel. Andelen i kalkylatorn är din egen uppskattning av hur många av samtalen som brukar bli en bokning, ett jobb eller ett köp.

• Utgå från samtalen du faktiskt svarar på. Hur många av dem slutar med en bokning eller en offert en vanlig dag?
• Titta i bokningssystemet. Hur många bokningar kommer via telefon, jämfört med hur många samtal du tar?
• Skilj på nya och befintliga kunder. En befintlig kund som inte når dig har en anledning att ringa igen. En ny kund som hittade dig i en sökning har det inte, och nästa företag står på samma lista.
• Räkna hellre lågt. Blir resultatet stort ändå vet du att det är värt att göra något.

Vad är en kund värd?

Värdet av en kund är sällan bara det första besöket. En ny patient, en ny bilägare eller en ny salongskund kan komma tillbaka i flera år, och det är det samtalet egentligen handlade om.

• Börja med ett genomsnittligt första besök, jobb eller köp, i kronor.
• Lägg till återbesöken. Hur ofta kommer en kund tillbaka, och hur länge stannar den? En kund som klipper sig för 600 kronor var tionde vecka i två år gör ungefär tio besök, och är alltså värd omkring 6 000 kronor, inte 600.
• Räkna med marginalen om du vill se vad det betyder för resultatet, och med priset om du vill se vad det betyder för omsättningen.
• Låt rekommendationerna vara en bonus. En nöjd kund berättar för andra, men det går inte att räkna exakt, så lämna det utanför kalkylen.

Varför kostar missade samtal mer än det verkar?

Ett missat samtal syns som en rad i samtalslistan. Det som inte syns är vad som hände sedan.

• Den som ringer kan ringa nästa företag i stället. Behöver någon en tid, en reparation eller ett svar nu, finns det oftast fler att ringa – och den som svarar får jobbet.
• Alla lämnar inte ett meddelande. Röstbrevlådan visar bara dem som gjorde det. De som lade på syns som ett nummer, utan namn och utan ärende.
• Kvällar och helger. Den som har jobbat hela dagen ringer när den själv är ledig – på lunchen, efter jobbet eller på helgen. Då har du stängt, eller står mitt i något annat.
• Att ringa tillbaka tar också tid. Varje missat samtal blir en sak att komma ihåg mellan kunderna. Svarar ingen när du ringer upp börjar det om.
• Det märks först senare. Ett missat samtal kostar ingenting den dagen. Det syns som luckor i kalendern, eller som kunder som aldrig kom.

Därför räknar kalkylatorn per år. Två missade samtal om dagen känns inte som mycket, men fem dagar i veckan blir det över 500 samtal på ett år.

Vad kan du göra åt missade samtal?

Det finns tre vägar, och de går att kombinera.

Ring tillbaka snabbt

Ju snabbare du ringer tillbaka, desto mindre tid har den som ringde haft att boka någon annanstans. Avsätt fasta tider för att ringa upp, till exempel före lunch och innan du går hem, och ring de nya numren först. Ett kort SMS om att du har sett samtalet och ringer upp köper tid, och med Svea AI:s uppföljning kan det gå ut automatiskt.

Ett bättre meddelande i röstbrevlådan

Byt operatörens standardhälsning mot ett meddelande som säger vem du är, när du har öppet och var det går att boka eller få svar direkt. Vi har färdiga meddelanden för åtta branscher och en allmän mall. Men ett meddelande tar bara emot ärendet. Frågan blir besvarad först när du ringer tillbaka.

Låt en AI-receptionist svara

En AI-receptionist svarar när du inte hinner, svarar på frågan och bokar tiden medan kunden är kvar i luren. Då blir samtalet inte en sak att ringa tillbaka om, och du ringer bara upp dem som verkligen behöver dig.

Så tar Svea AI hand om samtalen du inte hinner ta

AI-receptionisten i Svea AI är samma AI-assistent som svarar i din chattbot, din e-post och på Instagram och Messenger. Den svarar ur samma kunskapsbank, med dina priser, öppettider och regler, och rättar du ett svar gäller rättelsen i alla kanaler.

• Svarar på frågan. Priser, öppettider, vägbeskrivning och vad som ingår, direkt i samtalet.
• Bokar tiden. Den som ringer kan boka, flytta eller avboka i ditt bokningssystem, till exempel Bokadirekt. Fler system hittar du under Integrationer.
• Tar akuta samtal efter din bransch. Du bestämmer vad som är brådskande – tandvärken, det sjuka djuret, vattenläckan – och vart samtalet ska: till dig eller jouren, och vid fara för liv hänvisar den till 112.
• Sammanfattar. Efter varje samtal får du en kort sammanfattning av vad den som ringde ville och vad som är gjort.
• Säger att den är en AI. Den som ringer får höra det i början av samtalet, och den som hellre vill prata med en människa kopplas vidare eller blir uppringd.

Du behåller ditt nummer och din operatör. Med en vidarekoppling väljer du när assistenten ska svara: när du inte svarar inom några signaler, när det är upptaget, efter stängning eller alla samtal. Du svarar alltså fortfarande själv när du kan, och assistenten tar de samtal du inte hinner med.

Uppsatt efter din verksamhet

Vi sätter upp AI-receptionisten tillsammans med dig, efter din bransch och ditt sätt att arbeta: vilka samtal som alltid ska till dig, vad som räknas som brådskande och hur assistenten ska låta. Du hör hur den svarar innan den tar riktiga samtal. Behöver din verksamhet något mer bygger vi det du behöver, och svensk support ingår när något ska ändras.

Svea AI är ett svenskt företag i Stockholm. Uppgifterna lagras i Sverige, personuppgiftsbiträdesavtal ingår och dina kunders uppgifter används aldrig för att träna AI-modeller. Läs mer om säkerhet och dataskydd. Vill du jämföra med en svarsservice, läs AI-receptionist eller telefonpassning.