Telefonsvarare: meddelanden och exempel för företag
Ett bra meddelande i telefonsvararen säger vem du är, när du har öppet och vad den som ringer ska göra nu. Här finns färdiga hälsningsfraser för röstbrevlådan i åtta branscher och en allmän mall – utanför öppettider, upptaget, semester och akut – som fylls i med ditt företagsnamn och dina öppettider. Vill du hellre att den som ringer får ett svar direkt, visar vi också hur Svea AI:s AI-receptionist tar de samtal som annars hamnar i röstbrevlådan.
Anpassa mallarna
Allmänt (alla företag)
Fungerar för de flesta verksamheter. Stryk det som inte stämmer för dig.
Hej och välkommen till [företagets namn]. Just nu har vi stängt. Vi har öppet [öppettider]. Lämna gärna ditt namn, ditt telefonnummer och vad det gäller efter tonen, så ringer vi upp dig nästa arbetsdag. Svar på många vanliga frågor hittar du också på [webbplats]. Tack för att du ringde, och ha en fin dag!
Hej, du har kommit till [företagets namn]. Vi kan inte svara just nu – antingen pratar vi i en annan telefon, eller så är vi upptagna med en kund. Lämna ditt namn, ditt nummer och kort vad det gäller, så ringer vi tillbaka under dagen. Vill du hellre skriva når du oss via [webbplats]. Tack, och hörs snart!
Hej och tack för att du ringer [företagets namn]. Vi har semesterstängt och öppnar igen [återöppningsdatum]. Röstbrevlådan lyssnar vi inte av under ledigheten, så skicka hellre ett meddelande via [webbplats], så hör vi av oss när vi är tillbaka. Har du redan bokat något med oss gäller det som vanligt. Ha en riktigt fin sommar!
Hej, du har ringt [företagets namn]. I dag är det helgdag och vi har stängt. Från och med nästa vardag har vi öppet som vanligt, [öppettider]. Lämna ditt namn och nummer efter tonen, så ringer vi upp dig då. Vill du boka eller läsa mer kan du göra det på [webbplats] redan nu. Ha en riktigt skön ledighet!
Tandvård
Den som ringer med tandvärk när kliniken har stängt behöver höra exakt vart den ska vända sig. På 1177 får man sjukvårdsrådgivning dygnet runt och hjälp att hitta var man kan söka vård.
Hej och välkommen till [företagets namn]. Kliniken är stängd just nu, och vi har öppet [öppettider]. Har du svår tandvärk, en svullnad med feber eller svårt att gapa eller svälja, behöver du akut tandvård. Ring 1177 Vårdguiden, så får du hjälp att hitta jourhavande tandläkare. Vid andningsbesvär, ring 112. Boka eller avboka en tid gör du på [webbplats], annars lämnar du namn och nummer så ringer vi upp.
Hej, du har kommit till [företagets namn]. Vi är mitt i en behandling och kan inte svara just nu. Lämna ditt namn och telefonnummer, så ringer vi upp dig under dagen. Vill du boka, flytta eller avboka en tid går det snabbast på [webbplats]. Behöver du avboka, gör det gärna så tidigt som möjligt, så kan någon annan som har ont få din tid. Tack för att du ringer!
Hej, du har ringt [företagets namn]. Har du ont, eller har något gått sönder? Vi har öppet [öppettider] och sparar tider varje dag för akuta besvär, så ring oss direkt när vi öppnar. Har en tand slagits ut, lägg den i mjölk, aldrig i vatten, och sök tandvård genast. Ring 1177 Vårdguiden om du behöver hjälp att hitta en mottagning som har öppet.
Hej och tack för att du ringer [företagets namn]. Kliniken har semesterstängt och öppnar igen [återöppningsdatum]. Får du akuta besvär under tiden, som svår värk eller en svullnad med feber, ring 1177 Vårdguiden, så får du veta var jourhavande tandläkare finns. Vid andningsbesvär, ring 112. Tider efter semestern kan du redan nu boka på [webbplats]. Vi hörs snart!
Veterinär
Djurägare som ringer när kliniken har stängt är ofta oroliga. Säg tydligt vad som räknas som akut och vart de ska ringa. 1177 är sjukvårdsrådgivning för människor, så hänvisa till en veterinärjour.
Hej och välkommen till [företagets namn]. Vi har stängt just nu och har öppet [öppettider]. Är ditt djur akut sjukt eller skadat, till exempel har svårt att andas, blöder kraftigt eller kan ha ätit något giftigt, ring veterinärjouren på [journummer]. Vänta inte till i morgon om du är osäker. Tidsbokning och receptförnyelse sköter du på [webbplats], annars lämnar du namn och nummer så ringer vi upp.
Hej, du har kommit till [företagets namn]. Vi undersöker ett djur just nu och kan inte svara. Lämna ditt namn, ditt nummer, vilket djur det gäller och vad som har hänt, så ringer vi tillbaka mellan patienterna. Har din hund en uppspänd mage och försöker kräkas utan att något kommer upp, eller kan din katt inte kissa, vänta inte – ring [journummer] direkt.
Hej och tack för att du ringer [företagets namn]. Vi har stängt under ledigheten och öppnar igen [återöppningsdatum]. Behöver ditt djur vård under tiden, ring jouren på [journummer] och berätta vad som har hänt, så får du hjälp att avgöra om det är akut. Tidsbokning efter ledigheten och receptförnyelse sköter du på [webbplats]. Ta hand om er, så hörs vi snart!
Hej, du har ringt [företagets namn]. Jag är ute på gårdsbesök och kan inte svara just nu. Gäller det något akut, som en häst med kolik, ett djur som har skadat sig illa eller en kalvning som inte går framåt, ring jouren på [journummer]. Annars lämnar du namn, nummer och vad det gäller, så ringer jag upp mellan besöken. Besök kan du också boka på [webbplats].
Bilverkstad
Den som ringer verkstaden efter stängning står ofta med en bil som inte går. Hänvisa till vägassistansen, och tala om hur bilen kan lämnas på verkstaden.
Hej och välkommen till [företagets namn]. Verkstaden är stängd just nu, och vi har öppet [öppettider]. Står du med en bil som inte startar eller inte går att köra, ring vägassistansen. Den ingår ofta i bilförsäkringen eller nybilsgarantin, och numret får du av ditt försäkringsbolag. Be gärna att bilen bärgas hit till oss, så tar vi hand om den när vi öppnar. Service och reparationer bokar du på [webbplats].
Hej, du har ringt [företagets namn]. Vi står med händerna i en bil just nu och kan inte svara. Lämna ditt namn, ditt nummer och bilens registreringsnummer, så ringer vi tillbaka under dagen. Undrar du om din bil är klar, så hör vi av oss så fort den är det. Tid för service, däckbyte eller felsökning bokar du enklast på [webbplats]. Tack!
Hej, du har ringt [företagets namn]. Just nu är det högsäsong för däckbyte, och vi hinner inte svara i telefon. Lediga tider för däckbyte och däckhotell bokar du snabbast på [webbplats], där ser du direkt vad som finns. Gäller det något annat, lämna namn, nummer och registreringsnummer, så ringer vi upp dig. Tack för att du har tålamod med oss!
Hej och tack för att du ringer [företagets namn]. Verkstaden har semesterstängt och öppnar igen [återöppningsdatum]. Får du problem med bilen under tiden, ring vägassistansen i din bilförsäkring. Lyser en röd varningslampa, till exempel för bromsarna eller oljetrycket, ska du stanna och inte köra vidare. Tid efter semestern bokar du redan nu på [webbplats]. Trevlig sommar, och kör försiktigt!
Hantverkare
För rörmokare, elektriker, byggfirmor och andra hantverkare. Den som har en akut skada ska veta vad den kan göra direkt, innan du hinner ringa tillbaka.
Hej och välkommen till [företagets namn]. Vi har stängt för dagen och har öppet [öppettider]. Har du en vattenläcka, stäng huvudkranen direkt och ring vår jour på [journummer]. Bor du i lägenhet kan du också ringa fastighetsägarens eller föreningens jour. Vill du ha en offert eller boka ett platsbesök, beskriv jobbet på [webbplats], så hör vi av oss nästa arbetsdag.
Hej, du har ringt [företagets namn]. Jag är ute på ett jobb och kan inte svara just nu. Lämna ditt namn, ditt nummer, adressen och vad det gäller, så ringer jag tillbaka innan dagen är slut. Skicka gärna bilder och en kort beskrivning via [webbplats], så kan jag ge dig besked snabbare. Tack för att du ringde!
Hej, du har kommit till [företagets namn]. Vi har stängt just nu och har öppet [öppettider]. Luktar det bränt eller blir ett uttag varmt, stäng av strömmen med huvudströmbrytaren. Har någon fått en stöt och känner sig osäker, ring 1177 Vårdguiden. Brinner det, eller har någon svårt att andas, ring 112. Akuta elfel tar vår jour på [journummer]. Offerter och nya uppdrag tar vi emot på [webbplats].
Hej och tack för att du ringer [företagets namn]. Vi har semester och är tillbaka [återöppningsdatum]. Har du en akut vattenskada, stäng huvudkranen och ring ditt försäkringsbolags skadejour. Nya förfrågningar och offerter tar vi gärna emot på [webbplats], så går vi igenom dem när vi är tillbaka. Har vi ett pågående jobb hos dig gäller det vi har kommit överens om. Ha en skön sommar!
Frisör och skönhet
För salonger, barberare, hudvård, naglar och fransar. Många som ringer vill boka, flytta eller avboka, så visa vägen till onlinebokningen.
Hej och välkommen till [företagets namn]! Salongen har stängt just nu, och vi har öppet [öppettider]. Du kan boka, flytta eller avboka din tid dygnet runt på [webbplats], där ser du alla lediga tider direkt. Har du en fråga om en behandling, lämna ditt namn och nummer, så ringer vi upp dig. Varmt välkommen in!
Hej, du har ringt [företagets namn]. Jag står med en kund just nu och kan inte svara. Vill du boka, flytta eller avboka går det snabbast på [webbplats]. Blir du sen till din tid, skicka gärna ett SMS till det här numret, så att vi vet. Annars lämnar du namn och nummer, så ringer jag upp mellan kunderna. Tack!
Hej och tack för att du ringer [företagets namn]. Salongen har semesterstängt och öppnar igen [återöppningsdatum]. Du kan redan nu boka tid efter semestern på [webbplats], och har du en bokad tid gäller den som vanligt. Vi lyssnar inte av röstbrevlådan under ledigheten, så boka eller skriv hellre via webbplatsen. Vi ses snart!
Hej, du har kommit till [företagets namn]. Vi har stängt just nu och har öppet [öppettider]. Har du fått klåda, rodnad eller svullnad efter en färgning eller en fransbehandling, ring 1177 Vårdguiden för råd. Svullnar ansiktet kraftigt eller blir det svårt att andas, ring 112. Berätta gärna för oss också, så noterar vi det till nästa gång. Nya tider bokar du på [webbplats].
Städfirma
För hemstädning, flyttstädning och kontorsstädning. Nya kunder vill ofta ha en offert, och befintliga kunder vill ändra ett besök.
Hej och välkommen till [företagets namn]. Vi har stängt just nu och svarar i telefon [öppettider]. Vill du ha en offert på hemstädning, flyttstädning eller storstädning, fyll i formuläret på [webbplats], så får du ett förslag med RUT-avdraget redan avräknat. Är du redan kund och vill ändra eller avboka en städning, lämna ditt namn och din adress, så ringer vi upp nästa arbetsdag.
Hej, du har ringt [företagets namn]. Vi är ute och städar just nu och kan inte svara. Lämna ditt namn, ditt nummer och adressen det gäller, så ringer vi tillbaka under dagen. Gäller det en flyttstädning, berätta gärna hur stor bostaden är och när du flyttar, så kan vi ge dig ett pris direkt när vi ringer. Offert kan du också begära på [webbplats].
Hej, du har ringt [företagets namn]. Det är månadsskifte och flyttstädningarna är i full gång, så vi hinner inte svara just nu. Har du en bokad flyttstädning och vill ändra tiden eller fråga om nycklarna, lämna namn, adress och vad det gäller, så ringer vi upp i dag. Har besiktningen hittat något att åtgärda, säg adressen, så bokar vi ett återbesök. Nya offerter begär du på [webbplats].
Hej och tack för att du ringer [företagets namn]. Kontoret har stängt och öppnar igen [återöppningsdatum]. Inbokade städningar blir av som planerat, om vi inte har hört av oss om något annat. Vill du ha en offert eller boka en flyttstädning, gör det på [webbplats], så hör vi av oss när vi är tillbaka. Trevlig ledighet!
Mäklare och fastighet
För mäklare och för fastighetsbolag som tar emot felanmälningar. Akuta fel ska till jouren, resten till webbplatsen.
Hej, du har kommit till [företagets namn]. Jag är på en visning just nu och kan inte svara. Lämna ditt namn, ditt nummer och vilken bostad det gäller, så ringer jag upp dig efter visningen. Vill du anmäla dig till en visning eller läsa objektbeskrivningen hittar du allt på [webbplats]. Funderar du på att sälja kan du boka en värdering där också.
Hej och välkommen till [företagets namn]. Kontoret har stängt just nu, och vi har öppet [öppettider]. Gäller det en pågående budgivning, kontakta ansvarig mäklare direkt – numret står i objektbeskrivningen på [webbplats]. Där anmäler du dig också till visningar och bokar en värdering. Lämna annars namn och nummer efter tonen, så ringer vi upp nästa arbetsdag.
Hej, du har ringt [företagets namn]. Kontoret har stängt, och vi har öppet [öppettider]. Är det något akut som inte kan vänta, till exempel en vattenläcka, ett avlopp som svämmar över, ingen värme eller en ytterdörr som inte går att låsa, ring fastighetsjouren på [journummer]. Allt annat felanmäler du på [webbplats], så tar vi hand om det under kontorstid. Vid brand eller fara för liv, ring 112.
Hej och tack för att du ringer [företagets namn]. Kontoret har stängt under ledigheten och öppnar igen [återöppningsdatum]. Akuta fel i fastigheten, som vattenläckor eller ingen värme, tar jouren hand om på [journummer]. Felanmälningar som kan vänta och frågor om lediga lägenheter lämnar du på [webbplats]. Vi önskar dig en riktigt fin ledighet!
Rekrytering
Rekryterings- och bemanningsföretag får samtal från kandidater, konsulter och kunder. Säg vem som ska göra vad.
Hej och välkommen till [företagets namn]. Vi har stängt just nu och har öppet [öppettider]. Söker du jobb hittar du alla lediga tjänster på [webbplats], och där skickar du också in din ansökan. Har du redan sökt hör vi av oss per e-post när processen går vidare. Är du kund och behöver personal, lämna ditt namn, företag och nummer, så ringer vi upp nästa arbetsdag.
Hej, du har kommit till [företagets namn]. Jag sitter i en intervju just nu och kan inte svara. Lämna ditt namn, ditt nummer och vilken tjänst eller vilket uppdrag det gäller, så ringer jag tillbaka efter mötet, senast i dag. Lediga tjänster och mer om hur vi arbetar hittar du på [webbplats]. Tack för att du ringde!
Hej, du har ringt [företagets namn] utanför kontorstid. Är du konsult hos oss och behöver sjukanmäla dig, eller kan inte komma till ditt pass, ring vår jour på [journummer] innan passet börjar, så att vi hinner ordna en ersättare. Är du kund och behöver personal med kort varsel, ring samma nummer. Allt annat tar vi nästa arbetsdag, så lämna gärna ett meddelande efter tonen.
Hej och tack för att du ringer [företagets namn]. Kontoret har stängt under ledigheten och öppnar igen [återöppningsdatum]. Konsulter och kunder med brådskande ärenden når vår jour på [journummer]. Söker du jobb kan du redan nu titta på lediga tjänster och skicka in din ansökan på [webbplats]. Vi ser fram emot att höra från dig!
Vad gör ett telefonsvararmeddelande bra?
Den som ringer vill veta två saker: att den har ringt rätt, och vad som händer nu. Ett bra meddelande svarar på det i den ordningen och tar 20–45 sekunder att läsa upp.
- Säg vem du är. Företagets namn först, så att den som ringer vet att den har kommit rätt.
- Säg varför ingen svarar och när du har öppet. Stängt, upptaget eller semester – och när det går att nå dig igen.
- Säg vad den som ringer ska göra. Lämna namn, nummer och ärende, och när du ringer tillbaka: ”under dagen” eller ”nästa arbetsdag” säger mer än ”så snart som möjligt”.
- Visa en annan väg. Onlinebokning, ett formulär eller svar på vanliga frågor på webbplatsen, så att den som ringer kan komma vidare direkt.
- Hänvisa rätt vid akuta ärenden. Ett journummer, 1177 Vårdguiden för sjukvårdsrådgivning eller 112 vid fara för liv – sagt tydligt.
Så spelar du in det
- Läs texten högt ett par gånger innan du spelar in.
- Spela in i ett tyst rum, med telefonen nära munnen.
- Prata lugnt, och säg telefonnummer och webbadresser extra långsamt.
- Ring ditt eget nummer efteråt och lyssna på resultatet, som en kund hör det.
- Byt meddelande när något ändras: semester, nya öppettider eller ett nytt journummer.
Vanliga misstag i röstbrevlådan
- Operatörens standardhälsning. Ett uppläst nummer utan företagsnamn gör den som ringer osäker på om den har ringt rätt.
- Ett gammalt meddelande. Semesterhälsningen som ligger kvar i september, eller öppettider som inte längre stämmer.
- För långt. Den som ringer vill inte höra hela prislistan – hänvisa till webbplatsen i stället.
- Ett löfte som inte hålls. Säger meddelandet att du ringer tillbaka i dag, behöver någon göra det.
- En full röstbrevlåda. Då går det inte att lämna meddelande alls. Lyssna av och ta bort gamla meddelanden.
- Ingen hänvisning vid akuta ärenden. Kan det vara bråttom, som vid tandvärk, ett sjukt djur eller en vattenläcka, ska den som ringer få veta vart den kan vända sig.
En bra hälsningsfras är bra. Ett svar är bättre.
Ett telefonsvararmeddelande kan bara ta emot ett ärende. Frågan blir besvarad först när du ringer tillbaka, och inte alla lämnar ett meddelande – en del ringer nästa företag i stället. Den som ringer verkstaden klockan sju på kvällen vill veta om bilen kan lämnas in i morgon, inte bara att någon hör av sig.
AI-receptionisten i Svea AI svarar i stället för röstbrevlådan. Det är samma AI-assistent som svarar i din chattbot och din e-post, med dina priser, öppettider och regler – rättar du ett svar gäller det i alla kanaler. Den som ringer får svar på sin fråga direkt, kan boka, flytta eller avboka en tid i ditt bokningssystem och kopplas till dig när det behövs. Efter varje samtal får du en kort sammanfattning av vad den som ringde ville och vad som är gjort.
Du behåller ditt nummer och din operatör, och du väljer själv när assistenten ska svara: när du inte svarar inom några signaler, när det är upptaget, efter stängning eller alla samtal. Vidarekopplingen slår du på och av på telefonen.
Akuta samtal tas om hand efter din bransch
Mallarna ovan hänvisar till jouren i ett inspelat meddelande, samma för alla som ringer. Med Svea AI blir reglerna en del av assistenten. Du bestämmer vad som räknas som akut i din verksamhet och vart samtalet ska, och vi sätter upp assistenten så att den känner igen de situationerna.
| Bransch | Akut för den som ringer | Vad assistenten kan göra |
|---|---|---|
| Tandvård | Svår tandvärk, svullnad med feber, en utslagen tand | Kopplar till kliniken under öppettid. Efter stängning hänvisar den till 1177 Vårdguiden, och till 112 vid andningsbesvär. |
| Veterinär | Andningsbesvär, kraftig blödning, misstänkt förgiftning | Ger numret till veterinärjouren direkt, utan att själv bedöma djurets tillstånd. |
| Hantverkare | Vattenläcka, strömlöst, ett uttag som luktar bränt | Ger de råd du har bestämt, som att stänga huvudkranen, och kopplar till din jour. |
| Bilverkstad | En bil som inte startar eller har stannat på vägen | Hänvisar till vägassistansen, berättar hur bilen kan bärgas till verkstaden och bokar en tid för felsökning. |
| Fastighet | Vattenläcka, ingen värme, en ytterdörr som inte går att låsa | Kopplar till fastighetsjouren och tar emot de felanmälningar som kan vänta. |
Assistenten ställer inga diagnoser och gör inga medicinska bedömningar. Den säger det du har bestämt att den ska säga, och vid fara för liv hänvisar den till 112.
Byggd för svenska företag, anpassad efter ditt
Svea AI är ett svenskt företag i Stockholm. Assistenten är byggd på svenska, för svenska bokningssystem och svenska regler. Uppgifterna lagras i Sverige, och personuppgiftsbiträdesavtal ingår. Vi sätter upp telefonen tillsammans med dig: du berättar hur samtalen ska tas emot, vilka som alltid ska till dig och vad som är akut, och du hör hur assistenten låter innan den svarar på riktigt. Svensk support ingår när något behöver ändras.
Behöver din verksamhet något mer bygger vi det du behöver. Ett bemanningsföretag kan vilja att sjukanmälningar före ett pass går direkt till den som bemannar, och en tandklinik att samtal om en pågående behandling alltid kopplas till en tandsköterska. Berätta hur det ser ut hos dig, så går vi igenom det på demon.
| Situation | Röstbrevlåda | AI-receptionist hos Svea AI |
|---|---|---|
| En fråga om öppettider eller pris | Svar när du ringer tillbaka | Svar direkt i samtalet |
| Den som ringer vill boka | Lämnar ett meddelande | Bokar i samtalet, i ditt bokningssystem |
| Ett akut ärende | Samma inspelade hänvisning för alla | Kopplas till dig eller hänvisas till rätt jour, efter dina regler |
| Du står med en kund | Röstbrevlådan tar samtalet | Assistenten svarar, och du ringer bara upp dem som behöver dig |
| Nya öppettider eller semester | Du spelar in ett nytt meddelande | Du ändrar en gång, och det gäller i alla kanaler |
| Efteråt | Ett röstmeddelande att lyssna av | En kort sammanfattning av samtalet |
Den som ringer får höra i början av samtalet att det är en AI-assistent som svarar, som AI-förordningen kräver, och den som hellre vill prata med en människa kopplas vidare eller blir uppringd. Hur upplysningen kan låta ser du i mallarna för AI-upplysning. Vill du jämföra med en svarsservice, läs AI-receptionist eller telefonpassning.