Får man spela in samtal? Det här gäller för dig och för företag

Vad säger lagen om att spela in samtal?

Regeln finns i brottsbalken 4 kap. 9 a §, olovlig avlyssning. Det som är förbjudet är att i hemlighet spela in samtal som du inte själv deltar i.

Nyckelorden är "som han själv icke deltager i". Ett samtal där du själv är med omfattas inte av paragrafen. Att i stället ta del av ett telefonsamtal mellan andra medan det förmedlas kan vara brytande av telehemlighet enligt 4 kap. 8 §.

Får man spela in samtal utan samtycke?

Ja, om du själv deltar i samtalet. Brottsbalken kräver inte att du frågar eller berättar att du spelar in. Det som är straffbart är att i hemlighet spela in andras samtal.

För företag ser det annorlunda ut. GDPR kräver inte alltid samtycke, men den som spelas in ska få information om inspelningen. Mer om det längre ner.

Får jag spela in ett samtal med ett företag?

Ja. Som privatperson får du spela in dina egna samtal med en kundtjänst, en hantverkare eller ett försäkringsbolag. GDPR gäller inte när en privatperson hanterar personuppgifter för rent privat bruk (artikel 2.2 c). Att sprida eller publicera inspelningen är en annan sak. Då kan både GDPR och andra regler bli aktuella, så tänk efter innan du delar den.

Kan man använda en inspelning som bevis?

Oftast ja. I svensk rätt gäller fri bevisprövning. Rättegångsbalken säger att rätten "efter samvetsgrann prövning av allt, som förekommit" ska avgöra vad som är bevisat (35 kap. 1 §). En inspelning av ett samtal du själv deltog i kan alltså användas, till exempel i en tvist om vad som avtalades. Det är domstolen som bedömer hur mycket den väger.

Spara originalfilen och anteckna datum, tid och vem du pratade med. Det gör inspelningen lättare att lita på.

Vad gäller när ett företag spelar in samtal?

När ett företag spelar in samtal är rösten och det som sägs personuppgifter. Företaget är personuppgiftsansvarigt och ska följa GDPR. Tre saker är viktigast.

1. Informera den som ringer

Enligt GDPR (artikel 13) ska den som spelas in få information när uppgifterna samlas in: vem som är ansvarig, varför du spelar in, vilken rättslig grund du har, hur länge inspelningen sparas och vilka rättigheter personen har. IMY skriver att informationen ska vara lättillgänglig och skriven på ett klart och tydligt språk. I telefon löser många det i två steg: en kort mening i början av samtalet och den fullständiga informationen på webbplatsen. Svea AI:s AI-receptionist är upplagd på samma sätt.

2. Ha en rättslig grund

Ofta används berättigat intresse, till exempel att kunna dokumentera beställningar eller reda ut missförstånd. Enligt IMY ska behandlingen då vara nödvändig, ditt intresse ska väga tyngre än personens intresse av skydd, och det får inte gå att nå samma resultat på ett mindre integritetskänsligt sätt. Väljer du samtycke ska det vara frivilligt, och det ska vara lika lätt att återkalla som att lämna.

3. Spara inte längre än nödvändigt

IMY:s formulering är enkel: "Ni får spara personuppgifter så länge som de behövs för ändamålet med personuppgiftsbehandlingen." Lagen anger ingen fast tid. Bestäm en gallringstid utifrån varför du spelar in, och se till att den följs. Fundera också på hur mycket du behöver spara. Räcker en kort skriftlig sammanfattning för syftet är det ett sätt att spara mindre.

Glöm inte personalen. Även deras röster spelas in, så de ska också få information. Och lagrar en leverantör inspelningarna åt dig behövs ett personuppgiftsbiträdesavtal (artikel 28).

Översikt: vem får spela in vad?

Vad gäller när en AI svarar i telefon?

Samma regler som ovan, plus två saker. Den första är AI-förordningen. Sedan 2 augusti 2026 ska den som ringer få veta att det är en AI senast vid första kontakten (artikel 50). Det enklaste är att säga det i hälsningsfrasen. Läs mer i guiden om AI-förordningen.

Den andra är att text också är personuppgifter. En transkribering eller en sammanfattning av samtalet omfattas av GDPR, även om inget ljud sparas. Samma krav på information, rättslig grund och gallring gäller. Kan samtalen innehålla känsliga uppgifter, som uppgifter om hälsa på en klinik, gäller strängare regler (artikel 9).

En inledning kan låta så här: "Hej och välkommen till Företaget. Jag är en AI-assistent. Samtalet sammanfattas så att vi kan hjälpa dig, och mer om hur vi hanterar uppgifter finns på vår webbplats. Vad kan jag hjälpa dig med?" Fler förslag finns i verktyget för AI-upplysning.

Så löser Svea AI det i telefon

Svea AI:s AI-receptionist är upplagd efter reglerna ovan från första samtalet. Du behöver inte själv lista ut hur AI-förordningen och GDPR ska fungera ihop i en telefonhälsning.

• Den som ringer hör direkt att det är en AI. Samtalet börjar med en fast inledningsfras som säger det.
• Information om hur samtalet hanteras ges i början av samtalet, och den fullständiga informationen finns på din webbplats.
• Du får en kort skriftlig sammanfattning av vad den som ringde ville och vad som är gjort. Du behöver inte lyssna igenom inspelningar för att veta vad som har hänt.
• Vad som sparas och hur länge går vi igenom tillsammans, och vi sätter upp det efter hur du vill hantera det.
• Vill den som ringer prata med en människa kopplas samtalet vidare till dig.
• Du behåller ditt nummer och din operatör. Samtalen kommer via en vidarekoppling som du slår på och av själv.

Uppgifterna lagras i Sverige, personuppgiftsbiträdesavtal ingår och kunddata tränar aldrig AI-modeller. Ditt företag är fortfarande personuppgiftsansvarigt, men avtalet, AI-upplysningen och informationen i början av samtalet är på plats när telefonen kopplas in. Läs mer om säkerhet och dataskydd.

Telefonen är samma assistent som svarar i din chattbot och din e-post, med samma kunskapsbank. Den svarar på frågor om priser och öppettider och tar emot bokningar kopplat till ditt bokningssystem, till exempel Bokadirekt, Muntra eller Opus Dental. Använder du ett annat system bygger vi kopplingen i plattformens integrationsfunktion. Vi sätter upp allt tillsammans med dig, och svensk support ingår.

Jämfört med att spela in alla samtal och lyssna i efterhand får du det viktiga i text direkt efter samtalet. Och jämfört med en röstbrevlåda får den som ringer ett svar i stället för en uppmaning att lämna ett meddelande.

Checklista för företag som spelar in eller sammanfattar samtal

1. Bestäm varför du spelar in eller sammanfattar, och skriv ner det.
2. Välj rättslig grund och dokumentera bedömningen.
3. Säg det i början av samtalet och lägg den fullständiga informationen på webbplatsen.
4. Säg att det är en AI, om en AI svarar.
5. Bestäm hur länge inspelningar och sammanfattningar sparas, och gallra.
6. Teckna personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören.
7. Informera personalen.